Centrum Usług Bankowych Jak nie zginąć wśród morza papierów? - Banking Magazine I Banki Kredyty Pożyczki Ubezpieczenia Oszczędzanie
Home / Sprzedaż / Jak nie zginąć wśród morza papierów?

Jak nie zginąć wśród morza papierów? 0

efaktury

Polskie prawo nakłada na firmy obowiązek przechowywania dokumentacji finansowo-księgowej przez 3, 5 lub 10 lat – w zależności od rodzaju dokumentów i bez względu na warunki lokalowe, jakimi dysponuje przedsiębiorstwo. Do tego dochodzą jeszcze tysiące stron umów, kontraktów, faktur, zamówień, katalogów… Wszystko to składa się na stosy papierów, które trzeba gdzieś przechowywać. Najlepiej w zorganizowany sposób, aby móc znaleźć potrzebny w danym momencie dokument. Jak to zorganizować przy ograniczonej przestrzeni i bez konieczności zatrudniania dodatkowego personelu?

 

Firmy, które stają przed takim wyzwaniem, mogą szukać pomocy u specjalistów. Profesjonalne przedsiębiorstwo zajmujące się zarządzaniem dokumentacją doradzi nie tylko jak optymalnie zorganizować archiwum, aby wykorzystać dostępną powierzchnię, ale także stworzy przejrzyste instrukcje, dotyczące utrzymania dokumentów w należytym porządku. Pozwoli to na uzyskanie łatwego dostępu do poszukiwanych informacji.

Kolejnym krokiem w uporaniu się z nadmiarem papierów jest posegregowanie dokumentów na te, które koniecznie muszą być przechowywane ze względów prawnych i formalnych, dokumenty, które zawierają niezbędne dla funkcjonowania firmy informacje oraz niepotrzebne już papiery, które mogą zostać wyrzucone. Druga grupa, czyli dokumenty używane na co dzień, nie musi pozostawać w firmie w formie papierowej. Idealnym rozwiązaniem dla utrzymania w tych informacjach porządku, jest ich digitalizacja. Wersje papierowe zostają zeskanowane i wprowadzone do bazy danych, która pozwala na natychmiastowe ich odszukanie w razie potrzeby. W ten sposób informacje są w pełni bezpieczne, łatwo dostępne i nie zajmują cennego miejsca.

Jeśli chodzi o niepotrzebne już dokumenty, należy pamiętać, że wyrzucenie ich razem z inną, biurową makulaturą może narazić firmę na poważne kłopoty. Wiele z nich zawiera bowiem poufne informacje i dane osobowe, które nie powinny dostać się w niepowołane ręce. Dlatego ich utylizację najlepiej jest zlecić profesjonalistom, którzy odbiorą papiery i dokonają ich zniszczenia w bezpieczny sposób. Aby dowiedzieć się więcej na temat tej i innych usług związanych z zarządzaniem dokumentacją, wejdź na http://www.ekoakta.pl/.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Copyright Sfera Finansów S.A. 

Theme developed by TouchSize - Premium WordPress Themes and Websites